Weihnachten steht vor der Tür und damit die alljährlich aufkommende Frage, wo die diesjährige Weihnachtsfeier stattfinden soll und welche Programmpunkte stattfinden, welches Catering bestellt werden muss und vieles mehr. Damit die Planung nicht im Desaster endet, geben wir Ihnen in diesem Blogbeitrag Tipps und Tricks mit an die Hand, sodass Ihre Weihnachtsfeier zum vollen Erfolg wird.

Zeitpunkt

Der richtige Zeitpunkt einer Weihnachtsfeier ist entscheidend und sollte mit Bedacht festgelegt werden. Die beliebten Monate für eine Weihnachtsfeier von Firmen sind Oktober, November und Dezember.

Für die Monate Oktober und November sprechen, dass die Mitarbeiter sich noch nicht im Weihnachtsstress befinden und somit einen freien Kopf für die Weihnachtsfeier haben und sich wirklich darauf freuen können.

Für den Monat Dezember spricht, dass die Weihnachtszeit schon im vollen Gange und die Stimmung für die Jahreszeit bereits in den Köpfen der Kollegen ist.

Egal, wann die Weihnachtsfeier stattfinden soll, die Terminfindung dazu sollte frühestmöglich angegangen werden. Termine sind immer heiß begehrt.

Einladungen

Zu Beginn der Planung sollte überlegt werden, wer zur Weihnachtsfeier eingeladen wird und in welchem Kreis gefeiert werden soll. Ob nur mit der Abteilung, der Abteilung und deren Angehörigen oder doch gleich mit dem ganzen Unternehmen. Eine Bestimmung der Teilnehmer ist für die Koordination essenziell, um Faktoren wie Raumgröße, Programm und Verpflegung sowie die damit verbundenen Kosten kalkulieren zu können.

Die Abteilung einzuladen ist Pflicht, denn bei einer Firmenweihnachtsfeier geht‘s um den Teamspirit und das Wertschätzen der Kollegen und Teammitglieder, für das, was sie das ganze Jahr über geleistet haben.

Je nach Unternehmensgröße ist es auch durchaus möglich, die Partnerfirmen und Externe wie Dienstleister und Lieferanten mit einzuladen. Die Weihnachtsfeier ist eine gute Gelegenheit, um sich in einem privateren Rahmen auszutauschen.

Selbst machen oder jemanden beauftragen

Um für einen reibungslosen Ablauf der Weihnachtsfeier zu sorgen, ist es wichtig, dass ein Verantwortlicher für die Koordination und Planung bestimmt wird. Dabei kommt die Frage auf, ob die Planung intern abgedeckt werden kann oder ob eine externe Agentur damit beauftragt werden soll.

Eine einzelne Person aus dem Unternehmen damit zu beauftragen, kann gut funktionieren, wenn diese über die nötige Motivation verfügt und zudem ein organisatorisches Talent besitzt. Bevor die Person die Planung übernimmt, sollten die Rahmenbedingungen, Budgets und Wünsche für das Event genau besprochen werden. Ein Vorteil der Organisation durch einen internen Mitarbeiter kann sein, dass die Nähe zur Belegschaft und entsprechende Wünsche besser berücksichtigt werden können. Zusätzlich können sich Kollegen freiwillig für die Planung abstellen lassen, damit ein eigenständiges Team zur Koordination geschaffen wird. Dabei sollte an einen nötigen Ersatz im Falle von Krankheit oder Abwesenheit gedacht werden.

Für die externe Agentur spricht, dass die Belegschaft sich nicht zusätzlich zum Kerngeschäft noch um die Organisation der Weihnachtsfeier kümmern muss. Die Agentur für Events hat das nötige Knowhow und die Erfahrung bei der Planung und Organisation. Das entlastet die Mitarbeiter oftmals und ist mit weniger Stress verbunden.

Die richtige Location

Wenn das Datum und der verantwortliche Organisator für die Weihnachtsfeier feststehen, geht es darum, die richtige Location zu finden. Für eine erfolgreiche Weihnachtsfeier ist die passende Location entscheidend und es gibt mehrere Möglichkeiten zur Auswahl:

Im Unternehmen

Wenn mit dem Gedanken gespielt wird, die Weihnachtsfeier im eigenen Unternehmen stattfinden zu lassen, sollte es genug Platz dafür geben. Eine Möglichkeit wäre der Konferenzbereich, Cafeteria, Dachterrasse oder Innenhof, sofern das Unternehmen über die Räumlichkeiten verfügt. Mit der nötigen Dekoration und diverser Bestuhlung kann für eine weihnachtliche Stimmung gesorgt werden.

Außer Haus

Für eine Weihnachtsfeier in einer Location spricht der damit verbundene Abstand zum Unternehmen und die nötige Abwechslung. Bei einer Planung der externen Veranstaltung sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Zentrale Lage für die Erreichbarkeit mit Bus, Bahn und PKW
• Größe der Location
• Bestuhlungsmöglichkeiten
• Ausstattung, wie Licht- und Soundtechnik sowie Garderobe
• Verpflegungsmöglichkeiten

Ihre Weihnachtsfeier im „Das Bergius“

Nun sind Sie perfekt für die Planung der nächsten Weihnachtsfeier vorbereitet.

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